BekisarMedia.id — Penjabat (Pj.) Gubernur Provinsi Sumatera Selatan (Sumsel), Elen Setiadi, menghadiri dan mengapresiasi Pemusnahan Arsip Inaktif Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkungan Pemerintah Provinsi (Pemprov) Sumsel Tahun 2024.
Apresiasi tersebut disampaikannya saat pada acara Komitmen Bersama Implementasi Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) dan Tanda Tangan Elektronik (TTE) serta Pengumuman di Hotel Beston Palembang, hari Kamis tanggal 3 Oktober 2024.
Elen Setiadi mengungkapkan, kegiatan itu merupakan komitmen bersama untuk menunjukan bahwa Pemprov Sumsel dan Pemerintah Kabupaten (Pemkab) serta Pemerintah Kota (Pemkot) di Sumsel, menyepakati arsip menjadi nilai penting dalam pelayanan administrasi pemerintahan.
“Hari ini, kita Komitmen Bersama Penerapan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi. Saya sampaikan agar seluruh Kepala OPD untuk melaksanakan sistem persuratan dengan memanfaatkan Aplikasi Srikandi, dan Aplikasi ini tidak akan berjalan bila pejabat Struktural tidak melakukan verifikasi, mendisposisi, dan tanda tangan secara elektronik.” tuturnya.
OPD di lingkungan Pemprov Sumsel diminta melakukan pengelolaan arsip secara baik sesuai ketentuan, kemudian melaksanakan pemberkasan arsip-arsip masa lampau yang belum dikelola, sehingga akan diketahui berapa arsip yang dikelola dan akan diketahui mana arsip yang harus diserahkan ke Dinas Kearsipan dan arsip yang dapat diproses pemusnahannya.
“Tujuan kita melakukan pemusnahan arsip hari ini adalah untuk mengurangi volume arsip yang tidak berguna atau penumpukan arsip, memberikan tempat penyimpanan arsip yang baru, dan mengamankan informasi bagi yang tidak berkepentingan.” jelas Elen Setiadi.
Selain itu, Ia juga minta Pemprov Sumsel terus melakukan pengawasan kearsipan untuk mengetahui Indeks Kearsipan Instansi Pemerintah dalam menerapkan reformasi birokrasi. Secara Nasional, Indeks Kearsipan Sumsel Tahun 2023 menempati peringkat 10 dari 34 Provinsi di Indonesia.
Penerapan SRIKANDI merupakan upaya Pemprov Sumsel guna mewujudkan Pelaksanaan Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintah Berbasis Elektronik (SPBE) dan Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Menpan RB) Nomor 679 Tahun 2020 tentang Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI).
“Aplikasi SRIKANDI akan menciptakan Arsip berbasis elektronik yang awalnya dilakukan secara luring menjadi secara daring. Penyimpanan Arsip yang awalnya disimpan di Depot Arsip atau ruang Penyimpanan Fisik, menjadi penyimpanan di dalam basis data dan pengiriman surat yang awalnya dilakukan secara manual menjadi secara elektronik.” ujarnya.
Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) yang diwakili Sekretaris Utama ANRI, Rini Agustiani, mengapresiasi Pemprov Sumsel dalam pengawasan kearsipan nasional yang memiliki predikat A dan berarti memuaskan serta masuk 10 besar tingkat nasional. Namun masih ada upaya agar nilainya menjadi sangat memuaskan.
“Pemusnahan harus sesuai kaidah-kaidah dan peraturan yang berlaku, sehingga kita hanya akan menyimpan arsip yang memiliki nilai guna saja. Ketersediaan arsip aktif harus ditunjukkan untuk menjamin akuntabilitas kinerja.” Katanya.
Pemkab dan Pemkot memiliki tanggung jawab identitas dan jati diri melalui penyelamatan arsip status yang akan membentuk memori kolektif bangsa. Pengelolaan arsip juga dituntut dalam tranformasi digital melalui Srikandi, diharapkan dapat mendukung pelayanan publik lebih baik.
Sementara itu, Kepala Dinas Kearsipan Sumsel, Tarbiyah Yahya, melaporkan, pemusnahan Arsip bertujuan untuk mengurangi volume arsip yang tidak berguna, untuk memberikan tempat penyimpanan arsip yang baru, dan mengamankan informasi arsip bagi yang tidak berkepentingan.
Pemusnahan Arsip yang dilakukan saat ini adalah untuk Arsip yang usia simpan Sekurang-kurangnya 10 Tahun, berjumlah 42.532 berkas, yang berasal dari 12 Perangkat Daerah. Sebelumnya tahun 2023, hanya 7 OPD yang menguraikan arsip yang tidak mempunyai nilai guna.
“Pengawasan Kearsipan Internal dilakukan untuk mengukur Indeks Kearsipan Instansi, mewujudkan pengelolaan arsip yang baik dan tertib sesuai kaidah, prinsip, dan standar kearsipan, serta ntuk mewujudkan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan.” jelasnya.
Hasil Audit Kearsipan Internal Tahun 2024 dan telah dilakukan diverifikasi oleh Tim Sertifikasi ANRI, yaitu 41 Perangkat Daerah. Saat ini Realisasi penerapan Srikandi dan Tanda Tangan Elektronik (TTE) yaitu 42 OPD atau 100%.
“Penerapan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi dilakukan untuk Mewujudkan pelayanan administrasi pemerintahan yang berkualitas dan terpercaya, mewujudkan keseragaman dan keterpaduan pengelolaan Kearsipan Dinamis berbasis elektronik, mewujudkan Tata Kelola Pemerintahan yang bersih, efektif, transparan, dan akuntabel.” pungkasnya. (aps)
